How Approval Inbox Works

An overview of the features, who can use each part, the architecture, what the app never does, and current known limitations.

What the app solves

In Jira Service Management, approvers have no single place to see and decide every approval waiting for them, and Jira Cloud has no JQL function to find which requests a specific person approved or declined. Approval Inbox covers both gaps, inside Jira, using the native JSM approvals you already have.

Architecture overview

User (Jira user or JSM portal customer)
  |  (1) Opens the app; every call runs as that user (asUser)
  v
Approval Inbox (Forge app, runs inside Atlassian's infrastructure)
  |
  |--> Jira REST API v3 (JQL search, issue, fields, my permissions)
  |--> JSM REST API (request approvals: read and answer, pending approvals)
  v
In-product screens: My approvals, Approval report, Metrics, Issue panel, Portal

The screens

My approvals

Lists every JSM approval waiting for the current user, in any project, oldest first, with counters for pending, high priority and older than 3 days. Users can filter, open request details, and approve or decline one request or up to 25 at once. Every decision is confirmed first and checked again before it is sent.

Approval report

Extracts who approved or declined each request. Filter by approver, decision, projects, created or resolved date, and extra JQL. Pages are read automatically until the end, the extraction can be paused and continued, and the result can be downloaded as a CSV ready for Excel.

Metrics

Median stage time, approval rate, approvals waiting now, stages stuck for more than 3 days, median time per approver, who is holding approvals right now, and a summary per approver. Calculated from the extracted data, with no extra calls.

Issue panel

On service desk issues, an Approvals panel shows each approval stage, its approvers and their votes, with Approve and Decline buttons when the user can answer.

Customer portal

Portal customers who are approvers get "My approvals" in the portal profile menu, with single and bulk approve or decline.

Who can use each part

User	Access
Any licensed Jira user	My approvals and the issue panel, for their own approvals
Jira administrators (Administer Jira)	Approval report, metrics and CSV export, always
Users or groups granted "Approval Reports - View"	Approval report and metrics
Users or groups granted "Approval Reports - Export"	CSV download
JSM portal customers	My approvals in the customer portal

Report access is granted in Jira settings, under System, Global permissions.

What the app never does

Never shows or approves anything the user could not already see or approve in Jira.
Never stores customer data: no Forge storage, no cache, no scheduled jobs.
Never sends data outside Atlassian.
Never changes workflows, approval configuration, or project settings.

Known limitations: Forge apps do not work when an administrator uses "Log in as user"; the app shows a clear message in this case. JSM records when an approval stage ends, not when each person voted, so metrics use stage times. In the customer portal, the app is available to JSM customers; Atlassian accounts without a Jira license are not supported there.

Languages

Portuguese (Brazil), English (US).

Support

Email support@app-rl.com.

O que o app resolve

No Jira Service Management, quem aprova não tem um lugar único pra ver e decidir tudo o que está esperando por ele, e o Jira Cloud não tem uma função JQL pra descobrir o que uma pessoa aprovou ou rejeitou. O Approval Inbox resolve as duas coisas, dentro do Jira, usando as aprovações nativas do JSM que você já tem.

Visão geral da arquitetura

Usuário (usuário do Jira ou cliente do portal JSM)
  |  (1) Abre o app; toda chamada roda como esse usuário (asUser)
  v
Approval Inbox (app Forge, roda dentro da infraestrutura da Atlassian)
  |
  |--> Jira REST API v3 (busca JQL, issue, campos, minhas permissões)
  |--> JSM REST API (aprovações: ler e responder, aprovações pendentes)
  v
Telas no produto: Minhas aprovações, Relatório, Métricas, Painel na issue, Portal

As telas

Minhas aprovações

Lista todas as aprovações do JSM esperando o usuário, em qualquer projeto, das mais antigas para as mais novas, com contadores de pendentes, prioridade alta e abertas há mais de 3 dias. Dá pra filtrar, abrir os detalhes do chamado e aprovar ou rejeitar um pedido ou até 25 de uma vez. Toda decisão pede confirmação e é conferida de novo antes de ser enviada.

Relatório de aprovações

Extrai quem aprovou ou rejeitou cada chamado. Filtre por aprovador, decisão, projetos, data de criação ou de resolução e JQL adicional. As páginas são lidas sozinhas até o fim, a extração pode ser pausada e continuada, e o resultado pode ser baixado em CSV pronto pro Excel.

Métricas

Tempo mediano da etapa, taxa de aprovação, aprovações aguardando agora, etapas paradas há mais de 3 dias, tempo mediano por aprovador, quem está segurando aprovações agora e um resumo por aprovador. Tudo calculado a partir dos dados extraídos, sem chamadas extras.

Painel na issue

Em issues de service desk, o painel Aprovações mostra cada etapa de aprovação, os aprovadores e o voto de cada um, com os botões Aprovar e Rejeitar quando o usuário pode responder.

Portal do cliente

Clientes do portal que são aprovadores ganham "Minhas aprovações" no menu do perfil, com aprovação ou rejeição individual e em lote.

Quem pode usar cada parte

Usuário	Acesso
Qualquer usuário licenciado do Jira	Minhas aprovações e o painel na issue, para as próprias aprovações
Administradores do Jira (Administer Jira)	Relatório, métricas e exportação em CSV, sempre
Usuários ou grupos com "Approval Reports - View"	Relatório e métricas
Usuários ou grupos com "Approval Reports - Export"	Download do CSV
Clientes do portal JSM	Minhas aprovações no portal do cliente

O acesso ao relatório é liberado nas configurações do Jira, em Sistema, Permissões globais.

O que o app nunca faz

Nunca mostra nem aprova nada que o usuário já não pudesse ver ou aprovar no Jira.
Nunca guarda dados do cliente: sem armazenamento no Forge, sem cache, sem tarefas agendadas.
Nunca envia dados para fora da Atlassian.
Nunca altera workflows, configuração de aprovação ou configurações de projeto.

Limitações conhecidas: apps Forge não funcionam quando um administrador usa "Entrar como usuário" (Log in as user); nesse caso o app mostra uma mensagem explicando. O JSM registra quando uma etapa de aprovação termina, mas não quando cada pessoa votou, então as métricas usam o tempo da etapa. No portal do cliente, o app atende clientes do JSM; contas Atlassian sem licença do Jira não são atendidas lá.

Idiomas

Português (Brasil) e inglês (EUA).

Suporte

E-mail support@app-rl.com.